A Temporada de BIDs vai começar. Você está pronto?

Artigo escrito por Marco Antonio Oliveira Neves, Diretor da Tigerlog Consultoria e Treinamento em Logística Ltda.

 

Agora, em março, iniciaremos mais uma temporada de BIDs, que deverá se estender até o mês de outubro, quando as oportunidades escasseiam rapidamente. Esteja pronto para os próximos meses.

BID vem do inglês, e traduzindo para o português do dia a dia, significa ofertar, fazer um lance, licitar. A obtenção de cotações é uma importante parte de um amplo processo de aquisição de bens ou serviços, e na logística tem ganhado relevância, dada a representatividade dos custos com Transportadoras e Operadores Logísticos nos custos totais da empresa, que ainda levam em conta Produção, Vendas e Marketing e gastos com outros setores que apoiam as atividades primárias das empresas.

Diversos fatores recentes têm levado as empresas a reavaliarem seus gastos com transportes e com a movimentação e armazenagem de materiais. Bidar passou a ser um diferencial competitivo para muitas empresas, em diversos ramos de negócio, inclusive para as próprias Transportadoras e Operadores Logísticos, que por muitas vezes subcontratam serviços junto a parceiros.

Como todo e qualquer processo, a atividade de bidar deve seguir uma sequência lógica e etapas pré-estabelecidas, respondendo às seguintes perguntas:

– o que cotar?

– como cotar?

– quando cotar?

– onde cotar?

– por que cotar?

– com quem cotar?

– quem vai cotar?

– a que valor?

Comecemos por “o que cotar” O que cotar refere-se ao escopo da parceria a ser desenvolvida. Parece fácil, e realmente é quando se sabe exatamente onde se quer chegar. O alcance da terceirização logística deverá estar muito claro, pois ajudará a identificar parceiros potenciais e a direcionar as escolhas. Quando não é delimitado corretamente, abre possibilidades para compararmos “bananas” com “laranjas”, como por exemplo, uma empresa (1) com apenas 5 veículos, familiar, altamente dependente de veículos de terceiros, sem muita infraestrutura e sem capacidade de investimentos, com outra empresa (2), operando com mais de 200 veículos próprios, extremamente estruturada, e saudável financeiramente.

É vital que esse escopo seja escrito de forma clara, objetiva, e até se necessário, abusando de detalhes, para evitarmos observações como “achei que isso estava previsto no escopo”, ou “pensei que isso era responsabilidade da Transportadora, não é?” ou “não são eles (as Transportadoras) quem vão controlar isso?”… e por aí vai.

Em função disso, nessa etapa inicial do processo de BID recomenda-se a participação de diversos setores internos da empresa, como Jurídico, RH, Qualidade Total, Vendas, SSMA, Tecnologia da Informação, e é claro, Logística e Compras. Em muitos casos, a contratação de um especialista externo poderá ser necessária.

“Como cotar” trata do processo em si, no qual a etapa de BID está incluída. Isso compreende uma série de atividades, interdependentes, que, se realizadas de forma correta, culminarão na escolha da empresa mais aderente às suas necessidades e expectativas. (Essas etapas serão detalhadas no curso à distância – BIDs em Transportes – que será realizado nesta sexta-feira, dia 01/02, das 09:00 h às 13:00 h – veja descritivo do curso em anexo).

“Quando cotar” identifica o horizonte temporal do processo de BID, e define o cronograma das etapas desdobradas na questão anterior (como cotar). Isso pode levar de algumas poucas semanas a alguns meses, variando em função do escopo envolvido.

“Onde cotar” especifica as rotas (origens e destinos) operadas, os centros de distribuição ou fábricas onde os serviços serão executados, os portos e aeroportos onde ocorrerão a execução, etc., envolvidos no processo de terceirização logística.

“Por que cotar” estabelece os drivers que orientarão todo processo. Estamos terceirizando em função de custos incompatíveis com a receita atual? Buscamos um parceiro para acessar as melhores práticas de mercado? Queremos um Operador Logístico para adentrarmos à era 4.0? Essas definições e escala de prioridades são importantíssimas para as empresas que desejarem, antes da cotação propriamente dita, filtrar e ranquear potenciais parceiros em uma possível longa lista de opções.

“Com quem cotar” ajudará na definição do perfil do futuro parceiro logístico. Queremos uma empresa de grande porte, com saúde financeira e alta capacidade de investimento e inovação, em função de prioridades estabelecidas no passo anterior (por que cotar)? Ou preferimos empresas locais, de menor porte, mais propensas ao diálogo e a acatar demandas de seus contratantes?

“Quem vai cotar” definirá o setor (ou setores) responsáveis pela operacionalização de todo o processo de BID, que normalmente conta um time de Compras e Logística. Isso pode variar de empresa para empresa.

“A que valor cotar” define patamares de custos pretendidos e até o modelo de precificação. É muito importante definir esses parâmetros para evitarmos surpresas desagradáveis com cotações extremamente “atraentes”, muito abaixo dos valores médios apresentados pelos demais concorrentes.

Uma vez definida a estratégia de terceirização, poderemos visualizar o perfil do parceiro desejado, potenciais Fornecedores, as etapas do processo, os setores envolvidos, os prazos estimados, os requerimentos de qualidade, a meta de custos perseguida, etc.

Conduzido de uma forma estruturada, o seu BID produzirá resultados muito interessantes, aumentando consideravelmente a chance de desenvolver uma relação positiva e duradoura entre a Contratada e seu Contratante, além de obviamente, gerar efeitos positivos sobre o nível de custos e serviços.

 



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